Modèle PV assemblée générale syndic bénévole : la trame résolution par résolution

Tu cherches un modèle PV assemblée générale syndic bénévole, et tu ne cherches pas un cours sur le procès-verbal. Tu veux savoir ce qui s'écrit dans ce document, dans quel ordre, et surtout comment se rédige la ligne de vote sous chaque résolution. C'est exactement ce que je te donne ici : la trame bloc par bloc, la formule de vote à recopier telle quelle, et les 2 délais qui suivent l'assemblée.

Un conseil avant de commencer. Ce document ne se rédige pas le lendemain sur un coin de table. Il se rédige pendant la séance, parce qu'il se signe à la fin de la séance. Ouvre ton fichier avant que le premier copropriétaire arrive, avec les résolutions déjà collées depuis ton ordre du jour. Tu n'auras plus qu'à remplir les chiffres.

Ce que le modèle PV assemblée générale syndic bénévole doit contenir, selon le texte

L'article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 fixe le contenu. 3 choses en sortent, et ce sont les 3 qui se perdent le plus souvent :

1. Le résultat du vote sous chaque résolution. Pas un résultat global en fin de document, un résultat sous chaque résolution.
2. Les noms et le nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus. Des noms, pas seulement des totaux.
3. Les signatures du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs, apposées à la fin de la séance.

La feuille de présence, émargée et certifiée exacte par le président, est annexée au procès-verbal (articles 14 et 17 du même décret). Elle n'est pas un brouillon : elle porte les tantièmes de chacun et c'est elle qui justifie tes totaux de voix.

La trame, bloc par bloc

Voici la structure que je recopie d'une assemblée à l'autre.

Bloc 1 - L'en-tête. Avec ton en-tête de syndicat : dénomination du syndicat des copropriétaires, adresse de l'immeuble, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés. Puis : « Procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires du [date] », lieu, heure d'ouverture.

Bloc 2 - La constitution du bureau. 3 lignes :

L'assemblée désigne comme président de séance : [nom]. L'assemblée désigne comme secrétaire de séance : [nom]. L'assemblée désigne comme scrutateur(s) : [nom(s)].

Chacune de ces désignations est un vote : elle porte donc son résultat, comme les autres.

Bloc 3 - Le décompte d'ouverture. Nombre total de tantièmes de la copropriété, nombre de copropriétaires présents et leurs tantièmes, représentés et leurs tantièmes, votants par correspondance et leurs tantièmes. Puis la phrase qui renvoie à la pièce : « La feuille de présence, certifiée exacte par le président de séance, est annexée au présent procès-verbal. »

Bloc 4 - Les résolutions. Le cœur du document. Une résolution = un bloc complet. Tu reprends le texte exact de la résolution telle qu'elle figurait dans la convocation, sans la reformuler, puis tu écris son vote.

Bloc 5 - Les incidents et réserves. Si un copropriétaire a demandé qu'une observation soit portée au procès-verbal, tu l'écris à l'endroit où elle a été formulée. Si un retard ou un départ a modifié le nombre de voix en cours de séance, tu le notes, parce que tes totaux vont changer entre 2 résolutions.

Bloc 6 - La clôture et les signatures. Heure de clôture, puis les blocs de signature du président, du secrétaire et des scrutateurs.

La ligne de vote : la formule à recopier

C'est ici que les procès-verbaux se perdent. Beaucoup s'arrêtent à « adopté à la majorité ». Ça ne suffit pas, et surtout ça te condamne à ne plus savoir, un mois plus tard, à qui notifier.

Voici le format que je répète sous chaque résolution :

Résolution n° 4 - Approbation des comptes de l'exercice clos le 31 décembre [année] Majorité requise : article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Texte de la résolution : [texte repris à l'identique de l'ordre du jour].

Résultat du vote :

• POUR : [n] copropriétaires, représentant [n] tantièmes.
• CONTRE : [n] copropriétaires, représentant [n] tantièmes - M. [nom] ([n] tantièmes), Mme [nom] ([n] tantièmes).
• ABSTENTION : [n] copropriétaires, représentant [n] tantièmes - M. [nom] ([n] tantièmes).

La résolution est adoptée. (ou : La résolution est rejetée.)

3 habitudes qui t'éviteront de revenir en arrière :

• Nomme les opposants et les abstentionnistes, avec leurs tantièmes. Le texte ne demande pas de nommer ceux qui votent pour. Tu peux les nommer si ta copropriété est petite, mais l'obligation porte sur les 2 autres colonnes.
• Rappelle la majorité applicable sous chaque résolution. Article 24, 25 ou 26 : la même que celle annoncée dans ta convocation. Si elle a changé en séance, c'est un problème, pas une correction.
• Écris « adoptée » ou « rejetée » en toutes lettres. Ne laisse personne déduire le résultat d'une addition.

Les copropriétaires défaillants, eux, n'apparaissent pas dans les colonnes de vote : ils n'ont pas voté. Tu les identifies par la feuille de présence, en creux. Garde cette liste à part pendant la séance, tu en auras besoin dès le lendemain.

La résolution de nomination du syndic bénévole

C'est la résolution que tu cherches en premier si tu viens d'être élu, ou si ton mandat arrive à échéance. Elle se rédige comme les autres, avec une précision de plus : le mandat a une durée et une date de départ, et elles s'écrivent dans le texte de la résolution, pas dans un commentaire.

Résolution n° [n] - Désignation du syndic Majorité requise : article 25 de la loi du 10 juillet 1965. L'assemblée générale désigne M./Mme [nom], copropriétaire du lot n° [n], en qualité de syndic non professionnel du syndicat des copropriétaires, pour une durée de [n] mois, à compter du [date] et jusqu'au [date]. Le contrat de syndic joint à la convocation est approuvé dans les termes qui y figurent.

Résultat du vote : [même format que ci-dessus].

2 pièges. D'abord, la personne désignée est un copropriétaire : précise son lot, ça évite l'homonymie et ça matérialise la qualité. Ensuite, le mandat est daté : « pour 1 an » sans date de départ crée une zone grise au moment de la prochaine convocation, et c'est toi qui devras l'assumer.

Si tu es en même temps président de séance, tu ne signes pas 2 fois à ce titre : tu signes comme président, et la résolution te désigne comme syndic. Ce sont 2 rôles distincts dans le même document.

Les 2 délais après l'assemblée

Le procès-verbal signé ne clôt rien. Il ouvre un calendrier, et ce calendrier est celui de l'article 42 alinéa 2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.

1 mois pour notifier. Le procès-verbal est notifié aux copropriétaires opposants et défaillants dans le délai d'un mois à compter de la tenue de l'assemblée. Les opposants, ce sont ceux qui ont voté contre une résolution adoptée. Les défaillants, ce sont ceux qui n'étaient ni présents ni représentés. Tu tiens les premiers par tes colonnes de vote, les seconds par ta feuille de présence.

2 mois pour contester. L'action en contestation des décisions de l'assemblée doit être introduite par ces copropriétaires dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal. Ce délai part de la notification, pas de la date de l'assemblée. Autrement dit : tant que tu n'as pas notifié, le compteur n'a pas démarré pour eux, et ta décision reste exposée.

2 conséquences très concrètes pour toi.

La première : garde la preuve de l'envoi. Lettre recommandée avec accusé de réception, ou notification par voie électronique quand le copropriétaire a donné son accord exprès pour ce mode. Classe les preuves dans le même dossier que le procès-verbal, pas dans ta boîte mail.

La seconde : la notification n'est adressée qu'aux opposants et aux défaillants. Rien ne t'empêche d'envoyer le procès-verbal à tous - c'est même ce que je fais, ça calme l'immeuble - mais tu dois pouvoir démontrer, pour ces 2 catégories précises, que la notification est partie et quand.

Les erreurs qui reviennent le plus

Le PV rédigé le week-end suivant. Il ne peut plus être signé en fin de séance. Rédige pendant, lis à voix haute avant de clore, fais signer.

« Adopté à l'unanimité des présents ». Formulation qui masque les défaillants et t'empêche de reconstituer ta liste de notification. Écris les chiffres et les noms.

Une résolution reformulée par rapport à la convocation. Le texte voté est celui qui a été convoqué. Si un copropriétaire propose une modification de fond en séance, tu as un sujet, et ce n'est pas un sujet de rédaction.

Des tantièmes qui ne bougent pas alors que quelqu'un est parti. Si un copropriétaire quitte la salle après la résolution 3, tes totaux changent à partir de la résolution 4. Note l'heure du départ dans le procès-verbal.

La feuille de présence non certifiée. Elle porte l'émargement de chacun et la certification du président. Sans elle, tes totaux de voix ne s'appuient sur rien.

Pas de copie archivée. Le procès-verbal signé, sa feuille de présence, les pouvoirs, les formulaires de vote par correspondance et les preuves de notification : un dossier, une année, un endroit. C'est ce dossier que ton successeur te réclamera, et c'est lui qui répondra au copropriétaire du deuxième étage.