Modèle convocation AG syndic bénévole : la trame, les annexes et le compte des 21 jours

Tu cherches un modèle convocation AG syndic bénévole parce que tu tiens la plume et que personne d'autre ne la tiendra à ta place. Je te donne ici la trame que tu recopies, la liste des pièces à joindre selon ce que tu fais voter, et la façon exacte dont se comptent les 21 jours. Pas de théorie sur le statut de la copropriété : une convocation se fabrique, elle ne se comprend pas.

3 choses font trébucher un syndic bénévole sur cette pièce. L'ordre du jour qui oublie d'indiquer la majorité de chaque résolution. Les annexes qu'on joint toutes par réflexe, ou qu'on oublie parce qu'on ne sait pas laquelle va avec quelle résolution. Et le compte à rebours, qu'on démarre au dépôt à La Poste alors qu'il démarre ailleurs. On prend les 3.

Le modèle de convocation AG, bloc par bloc

Une convocation tient en une page et demie. Elle porte 5 blocs, dans cet ordre.

L'en-tête. Le nom et l'adresse de la copropriété, son numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés, ton nom et ta qualité (« syndic bénévole, désigné par l'assemblée générale du [date] »), et la date d'édition du document.

La convocation proprement dite. Une phrase : « Tu es convoqué à l'assemblée générale des copropriétaires de [nom de l'immeuble], qui se tiendra le [jour, date] à [heure] à [adresse précise du lieu de réunion]. » L'adresse compte. Un lieu vague, c'est un motif de discussion en séance.

Les modalités de participation. Tu indiques si la réunion se tient uniquement en présentiel ou si la participation à distance est possible, et par quel moyen. Tu rappelles la possibilité de donner pouvoir et celle de voter par correspondance au moyen du formulaire joint.

L'ordre du jour. Numéroté, une résolution par point, et pour chaque point la majorité applicable indiquée en clair : article 24, article 25, article 26 de la loi du 10 juillet 1965. C'est le bloc qui se conteste le plus, et c'est celui qu'on bâcle le plus. J'y reviens juste après.

Le bordereau des pièces jointes. La liste numérotée de ce que tu envoies avec. Ce bordereau te sert 2 fois : il évite l'oubli au moment de la mise sous pli, et il te sert de preuve de contenu si quelqu'un affirme n'avoir rien reçu.

En bas : ta signature, et le rappel du canal par lequel un copropriétaire peut te joindre avant la séance.

L'ordre du jour : une résolution, une majorité

Chaque question inscrite doit être formulée comme une résolution qu'on peut voter oui ou non. « Point sur le ravalement » ne se vote pas. « Approbation du devis de l'entreprise X pour le ravalement de la façade sur rue, pour un montant de [montant] TTC » se vote.

Et chaque résolution porte sa majorité. Tu écris, sur la ligne du point : (majorité de l'article 24) ou (majorité de l'article 25). Le lecteur pointilleux du 2e étage vérifiera, et il aura raison de vérifier : c'est de cette mention que dépend le décompte des voix en séance.

2e réflexe : l'article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 donne à chaque copropriétaire, au conseil syndical et à toi-même le droit de notifier au syndic, à tout moment, les questions dont l'inscription est demandée. Le même article impose que la demande soit accompagnée, quand la question l'exige, du projet de résolution et des documents nécessaires. Concrètement : tu fixes une date de clôture de l'ordre du jour, tu la communiques, et tu traites ce qui arrive après à l'assemblée suivante. Ça t'évite d'ajouter un point à la dernière minute sans avoir les pièces qui vont avec.

Pour l'assemblée annuelle, la structure est stable : approbation des comptes de l'exercice clos, quitus, budget prévisionnel de l'exercice suivant, désignation ou renouvellement du syndic, élection du conseil syndical, fonds de travaux, puis les points spécifiques de l'année. Tu trouveras le détail de ce qui tombe quand dans mon guide sur ce que le syndic bénévole prend en charge mois par mois.

Les annexes obligatoires, et celles qui ne le sont pas

C'est la partie où on se trompe le plus, parce qu'on raisonne à l'envers. On ne joint pas « les annexes de l'AG ». On joint les pièces que les résolutions inscrites appellent.

L'article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 énumère limitativement les documents à notifier avec la convocation. Le mot est important : limitativement. La liste dépend de ce que tu fais voter.

Pour l'approbation des comptes, tu joins les annexes comptables de l'exercice écoulé, dans la présentation réglementaire (état financier, compte de gestion général, comptes de gestion pour opérations courantes et pour travaux). Tu joins aussi le budget prévisionnel soumis au vote, avec l'annexe qui le compare aux réalisations de l'exercice.

Pour la désignation du syndic, tu joins le projet de contrat. Oui, même en bénévole : la résolution qui te désigne porte sur des conditions, elles s'écrivent.

Pour des travaux, tu joins les devis et, selon le cas, les conditions essentielles du contrat proposé. Un vote de travaux sans devis joint, c'est le point que ton copropriétaire vigilant relèvera le premier.

Pour le plan pluriannuel de travaux, tu joins le projet de plan quand c'est lui qui est mis au vote.

À l'inverse, ce que tu ne joins pas à la convocation : les pièces justificatives de charges. Elles relèvent d'un droit de consultation, pas d'un envoi. Tu indiques dans la convocation la période, le lieu et les modalités pendant lesquelles le conseil syndical et les copropriétaires peuvent venir les consulter.

2 pièces accompagnent la convocation sans être des annexes au sens de l'article 11, et tu les mets systématiquement dans l'enveloppe : le formulaire de vote par correspondance, conforme au modèle réglementaire, et le modèle de pouvoir. Sans le formulaire, le copropriétaire qui ne peut pas se déplacer n'a aucun moyen d'exercer son droit.

Les 21 jours : d'où part le compte

L'article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 pose la règle : le délai de convocation ne peut pas être inférieur à 21 jours avant la date de la réunion. 2 réserves : l'urgence, et un règlement de copropriété qui prévoit un délai plus long. Relis ton règlement avant de caler ta date, certains imposent davantage.

Ce qui coûte cher, c'est le point de départ. Quand tu notifies par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, le délai court à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire. Pas du jour où tu déposes le pli au guichet. Pas du jour où le destinataire va le retirer.

La conséquence est simple : entre ton dépôt et la première présentation, il s'écoule des jours que tu ne maîtrises pas. Si tu vises exactement 21 jours à partir de ton passage à La Poste, tu es déjà en retard pour une partie des destinataires. Prends une marge franche, et note sur ton tableau de suivi, lot par lot, la date de première présentation figurant sur chaque avis. C'est cette colonne qui te dira si ton délai est tenu pour tout le monde, pas la date de ton bordereau d'envoi.

Si tu notifies par voie électronique, l'article 64-1 du même décret subordonne ce canal à l'accord exprès du copropriétaire, exprimé en assemblée générale et mentionné au procès-verbal, ou notifié au syndic. Tant que tu n'as pas cet accord pour un lot donné, ce lot reste en recommandé. Un fichier de suivi à 2 colonnes (canal accepté, date d'accord) t'évite de te demander chaque année qui a dit oui.

Qui reçoit quoi, et comment tu le prouves

Tu convoques chaque copropriétaire, au dernier domicile qu'il t'a notifié. C'est à lui de te signaler son changement d'adresse ; c'est à toi de tenir le registre à jour et de ne pas envoyer à une adresse que tu sais périmée.

Les cas qui font perdre du temps si tu ne les as pas anticipés :

• Indivision : la convocation part au mandataire commun désigné. Si aucun mandataire ne t'a été notifié, tu n'as pas d'interlocuteur unique, et ce point se règle avant l'envoi, pas pendant.
• Usufruit et nue-propriété : là aussi un mandataire commun est prévu pour l'exercice du vote. Vérifie ce que tu as au dossier.
• Lot vendu en cours d'année : c'est le propriétaire au jour de la convocation qui la reçoit. La date de l'acte notarié et la notification de la mutation qui t'a été faite tranchent la question.
• Société propriétaire : la convocation part à la personne morale, à son siège ou à l'adresse notifiée.

Pour la preuve, tu gardes 3 choses dans le dossier de l'assemblée : la copie de la convocation envoyée avec son bordereau de pièces, la liste d'envoi datée, et les avis de réception ou accusés de réception électroniques. Ce trio suffit à documenter ce que tu as envoyé, à qui, et quand. Range-les avec le procès-verbal quand il sera signé : ce dossier-là se consulte parfois 2 ans plus tard.

Ce que tu prépares en même temps que la convocation

Une convocation partie, c'est 3 documents qui doivent être prêts avant la séance, sinon tu les improvises le jour J.

La feuille de présence. Une ligne par lot, avec le nom du copropriétaire, ses tantièmes, une colonne présent, une colonne représenté avec le nom du mandataire, et une colonne pour les votes reçus par correspondance. Elle se prépare en même temps que la liste d'envoi, à partir de la même base : tu n'as pas 2 tableaux à tenir, tu en as un que tu exportes 2 fois.

Le tableau de décompte des voix. Pour chaque résolution, tu dois pouvoir annoncer en séance le total des tantièmes exprimés pour, contre, et abstenus. Prépare la grille vide avec les numéros de résolution déjà écrits et les majorités déjà indiquées. Le jour même, tu remplis, tu ne réfléchis pas.

La trame du procès-verbal. Les mêmes numéros de résolution, dans le même ordre, avec le texte de chaque résolution déjà recopié. Le procès-verbal reprend le libellé voté, pas un résumé. Si ton ordre du jour est bien écrit, ton procès-verbal est à moitié rédigé avant la réunion.

Cette continuité est la vraie économie de temps. Une convocation propre produit une feuille de présence propre, qui produit un décompte propre, qui produit un procès-verbal qui ne se discute pas. Un ordre du jour flou produit l'inverse, et tu le paies 3 fois.