Feuille de présence assemblée générale : la remplir et encadrer les pouvoirs

Le jour de l'assemblée, tu arrives avec un ordre du jour que tu as relu 4 fois et 2 papiers auxquels tu as beaucoup moins pensé : la feuille de présence assemblée générale, et la pile de pouvoirs reçus dans ta boîte aux lettres les derniers jours. Ce sont pourtant ces 2 papiers qui décident, à la fin, si un vote se compte comme tu l'as compté.

Je te propose de les traiter ensemble, parce que c'est ainsi qu'ils fonctionnent : un pouvoir n'existe vraiment qu'une fois reporté sur la feuille de présence, et une feuille de présence sans colonne pour les mandants ne sert à rien. Tu trouveras plus bas la structure de la feuille, un modèle de pouvoir à recopier, et la règle de comptage des délégations, celle qui fait trébucher tout le monde.

Ce que la feuille de présence doit porter

L'article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 décrit ce que la feuille contient. 3 informations par ligne, et une signature.

Les nom et domicile de chaque copropriétaire, ou de l'associé lorsque le lot appartient à une société. Le cas échéant, ceux de son mandataire. Et le nombre de voix dont il dispose.

Ce même article prévoit que la feuille est émargée par chaque copropriétaire présent, ou par son mandataire, et qu'elle est certifiée exacte par le président de l'assemblée. Retiens bien ce point : ce n'est pas toi, syndic bénévole, qui certifies la feuille. C'est le président de séance élu en début d'assemblée. Toi, tu la prépares et tu la tiens.

Une feuille utilisable se présente donc en colonnes, dans cet ordre :

1. Lot ou lots concernés
2. Nom et domicile du copropriétaire
3. Nombre de voix (tantièmes) attachées à ces lots
4. Présent, représenté, ou vote par correspondance
5. Nom et domicile du mandataire si le copropriétaire est représenté
6. Signature

Prévois une ligne par copropriétaire, pas une ligne par lot : c'est le copropriétaire qui signe et qui porte les voix, même s'il détient 4 caves et 2 appartements. Regroupe ses tantièmes sur une seule ligne, tu t'éviteras une addition à refaire.

En bas de feuille, garde 3 blocs de total : total des voix du syndicat, total des voix présentes, total des voix représentées. C'est le chiffre dont tu auras besoin toute la séance, résolution après résolution, et c'est celui que tu recopieras dans le procès-verbal.

Prévois aussi une ligne de plus que le nombre de copropriétaires attendus. Il en arrive toujours un que personne n'attendait, et écrire son nom dans la marge en travers fait mauvais effet devant une salle.

Le vote par correspondance sur la même feuille

Depuis que le vote par correspondance existe en copropriété, un copropriétaire peut ne pas venir, ne donner de pouvoir à personne, et voter quand même en renvoyant son formulaire avant la séance.

Ces voix comptent dans les votes, mais la personne n'est pas dans la salle et ne signe rien. D'où la colonne « présent / représenté / par correspondance » : tu dois pouvoir dire, pour chaque résolution, d'où vient chaque voix. Si tu additionnes les correspondants avec les présents sans les distinguer, tu ne sauras plus justifier ton décompte quand on te le demandera, et on te le demandera.

Pratique simple : classe les formulaires de vote par correspondance reçus dans une chemise à part, dans l'ordre de la feuille de présence, et coche la case au moment où tu les ouvres, pas le jour J dans la précipitation.

Le pouvoir : qui peut le recevoir, et qui ne peut pas

L'article 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 pose que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que celui-ci soit ou non membre du syndicat. Le voisin, un ami, un membre de la famille : le mandataire n'a pas besoin d'être copropriétaire de l'immeuble.

Le même article ferme une porte, et elle te concerne directement. Ne peuvent pas recevoir de mandat : le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin, ses ascendants, ses descendants, et ses préposés.

Tu es syndic bénévole. Tu es donc le syndic. Quand madame du deuxième te tend son pouvoir en te disant « tenez, votez pour moi, je vous fais confiance », tu ne peux pas l'accepter à ton nom. Explique-lui qu'elle doit désigner quelqu'un d'autre, ou laisser le nom en blanc (j'y reviens dans la section suivante), ou voter par correspondance.

C'est le genre de détail qu'un copropriétaire pointilleux relève après coup, dans le délai de contestation de 2 mois de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Autant le régler à la porte de la salle.

Combien de pouvoirs une même personne peut-elle porter

Voilà la question que tu te poses vraiment, et la réponse tient en 2 temps.

Premier temps, la règle de base. L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit qu'un mandataire ne peut pas recevoir plus de 3 délégations de vote. 3 pouvoirs, pas 4.

Deuxième temps, la soupape. Ce plafond de 3 tombe si le total des voix dont le mandataire dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Autrement dit, la limite n'est pas là pour empêcher les gens de se faire représenter : elle est là pour empêcher une seule personne de concentrer le pouvoir de vote de l'immeuble.

Conséquence pratique : la question n'est pas « combien de feuilles cette personne a-t-elle en main », c'est « combien de tantièmes ». Dans une copropriété de 1 000 tantièmes, un mandataire qui porte ses 40 tantièmes plus 4 pouvoirs de 15 tantièmes chacun arrive à 100 tantièmes, soit 10 % exactement. Dans une autre copropriété, 2 pouvoirs sur des grands lots peuvent déjà peser bien plus.

Fais donc le calcul en tantièmes, pas en nombre de personnes, avant l'ouverture de la séance. Tu as toutes les données sous la main : la colonne 3 de ta feuille de présence, et le total des voix du syndicat inscrit en bas. Une colonne de plus dans ton tableur, intitulée « voix portées par le mandataire », et tu vois immédiatement si l'un d'eux dépasse.

L'article 22 prévoit par ailleurs un mécanisme de répartition quand un mandataire reçoit plus de délégations qu'il ne peut en porter, pour que les voix excédentaires ne soient pas perdues. Si tu te retrouves dans cette situation le jour même, note-la, annonce-la à voix haute avant le premier vote, et fais-la trancher en séance plutôt que de décider seul dans ton coin.

Un modèle de pouvoir à recopier

La loi n'impose pas de formulaire type. Ce qui doit apparaître, c'est qui mandate, qui est mandaté, pour quelle assemblée, et la signature du mandant. Voici une trame que tu peux joindre à ta convocation et que chaque copropriétaire n'a plus qu'à remplir.

POUVOIR DE REPRÉSENTATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis [adresse complète]

Je soussigné(e) [nom, prénom], demeurant [adresse complète], propriétaire du ou des lots numéros [numéros de lots] représentant [nombre] tantièmes,

donne pouvoir à [nom, prénom du mandataire], demeurant [adresse complète],

à l'effet de me représenter et de voter en mon nom à l'assemblée générale des copropriétaires qui se tiendra le [date] à [heure] à [lieu], ainsi qu'à toute assemblée générale qui serait convoquée avec le même ordre du jour en cas de défaut de quorum ou de report.

Mon mandataire prend part aux délibérations et vote sur les résolutions inscrites à l'ordre du jour joint à la convocation.

[Case à cocher facultative] Je lui donne les instructions de vote suivantes : [résolution par résolution, pour / contre / abstention]

Fait à [lieu], le [date]

Bon pour pouvoir

Signature du mandant

2 remarques sur cette trame.

La mention manuscrite « bon pour pouvoir » avant la signature est un usage répandu, pas une exigence de l'article 22. Je te conseille de la laisser : elle ne coûte rien et elle coupe court à la discussion sur un pouvoir signé à la va-vite.

La phrase sur l'assemblée reconvoquée avec le même ordre du jour évite d'avoir à redemander un pouvoir si la première assemblée ne peut pas se tenir. Sans elle, tu repars pour un tour de boîtes aux lettres.

Si le copropriétaire ne veut désigner personne, il peut laisser la ligne du mandataire en blanc : l'article 22 prévoit ce cas, et la répartition de ces mandats revient alors au président du conseil syndical, ou à l'assemblée à défaut de conseil syndical.

Le geste du jour J, dans l'ordre

Arrive 30 minutes avant l'heure de convocation, avec la feuille imprimée, les pouvoirs déjà reportés au crayon et les formulaires de vote par correspondance classés.

À l'entrée, chaque copropriétaire signe sa ligne. Le mandataire signe sur la ligne de chacun de ses mandants, en portant son nom dans la colonne prévue. Pas de signature groupée en bas de page : l'article 14 du décret du 17 mars 1967 parle d'émargement, ligne par ligne.

Une fois la porte fermée, tu totalises les 3 blocs de voix, et tu les annonces. C'est sur ce total que se compte la première résolution, l'élection du président de séance. Ensuite seulement, le président élu certifie la feuille exacte et la signe.

Garde la feuille de présence avec le procès-verbal : elle en est l'annexe, et c'est elle qu'on te redemandera si quelqu'un conteste un décompte de voix. Range-la dans les archives du syndicat, pas dans ton tiroir.

Ce travail de préparation, tableur, tantièmes, report des pouvoirs, vérification des 10 %, c'est 2 ou 3 heures par assemblée quand tout va bien. C'est exactement la partie qui se fabrique une fois et se rejoue chaque année.