Syndic bénévole : ce que tu prends en charge, mois par mois

Ce qu'un syndic bénévole porte vraiment

Être syndic bénévole, ce n'est pas « s'occuper de l'immeuble ». C'est tenir un calendrier légal qui tombe que tu le regardes ou non, avec une seule personne dessus : toi. Tu es copropriétaire, tu as été élu en assemblée à la majorité de l'article 25, tu n'es pas payé, et tu réponds des mêmes obligations qu'un cabinet.

La bonne nouvelle : ces obligations sont peu nombreuses et elles sont datées. Une fois posées sur 12 mois, elles tiennent sur une page. Le reste de l'année, tu gères l'ordinaire.

Le calendrier de l'année d'un syndic bénévole

Je le compte à partir de la clôture de l'exercice, parce que c'est elle qui commande tout le reste.

Clôture de l'exercice. Tu arrêtes les comptes : ce qui a été appelé, ce qui a été payé, ce qui reste dû par lot. C'est cette pièce que l'assemblée approuvera, et c'est elle qui conditionne la déchéance du terme si un lot ne paie pas.

Clôture plus 1 mois. Tu prépares l'ordre du jour avec le conseil syndical, tu demandes les devis des travaux à voter, tu prépares le projet de budget prévisionnel.

Assemblée moins 30 jours. Tu envoies la convocation. Le délai légal est de 21 jours calendaires, mais un jour de retard rend l'assemblée annulable : on ne vise jamais le délai légal, on vise un mois.

Assemblée moins 21 jours à l'assemblée. Tu tiens les pièces justificatives de charges à disposition, au minimum un jour ouvré, au lieu et aux heures annoncés dans la convocation.

Le jour de l'assemblée. Feuille de présence signée à l'entrée, un vote séparé par question, chaque résolution à sa majorité.

Assemblée plus 8 jours au plus tard. Le procès-verbal est signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs.

Assemblée plus 1 mois au plus tard. Le procès-verbal est notifié aux copropriétaires. C'est cette notification qui fait courir le délai de contestation de 2 mois.

Après l'approbation des comptes. Tu mets à jour les données du syndicat au registre national des copropriétés. Cette mise à jour est annuelle, elle est gratuite, et son oubli coûte cher : l'Anah met en demeure, laisse un mois, puis peut prononcer une astreinte allant jusqu'à 20 € par lot et par semaine. La copropriété perd aussi son éligibilité aux aides publiques.

Toute l'année. Les appels de fonds à leur périodicité votée, la cotisation au fonds de travaux sur son compte bancaire séparé, et la relance de tout lot qui ne paie pas.

Les 3 pièges qui coûtent le plus cher

Le délai de convocation. 21 jours, à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée. Un jour de moins, et un copropriétaire peut faire annuler l'assemblée entière.

La majorité inscrite dans la résolution. On ne vote que sur les résolutions inscrites à l'ordre du jour. Une majorité fausse ne se corrige pas le jour J : elle se conteste dans les 2 mois qui suivent la notification.

Le registre national. C'est l'obligation qu'on oublie parce que rien ne la rappelle. L'astreinte, elle, se calcule par lot et par semaine.

Ce que tu ne fais pas seul

Le conseil syndical n'est pas décoratif : il contrôle les comptes avant l'assemblée, il relit l'ordre du jour, et c'est lui qui repère l'erreur pendant qu'elle est encore corrigeable, c'est-à-dire avant l'envoi de la convocation.

Et pour tout ce qui touche à une qualification juridique de ta situation, prends un avis. Ce guide décrit un calendrier, il ne remplace personne.