Mise en demeure copropriétaire : le modèle de lettre et ce qu'elle déclenche

Un lot ne paie plus. Le premier trimestre passe, tu relances au téléphone, on te promet un virement, rien n'arrive. Au deuxième trimestre, la trésorerie de l'immeuble commence à se voir : ce sont les autres copropriétaires qui avancent l'argent sans le savoir.

La mise en demeure copropriétaire est la lettre qui arrête ce glissement. Elle n'est pas une relance polie de plus. Elle met en route un mécanisme précis : l'article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 prévoit qu'à défaut du versement à sa date d'une provision du budget prévisionnel, et après une mise en demeure restée infructueuse pendant 30 jours, les autres provisions non encore échues de l'exercice deviennent immédiatement exigibles. Autrement dit, la dette cesse de tomber trimestre après trimestre : elle devient un seul montant, en une fois.

Encore faut-il que la lettre dise ce qu'elle doit dire, et parte au bon endroit. C'est tout l'objet de ce guide. Le parcours complet du recouvrement est traité ailleurs sur le domaine, dans le guide sur les charges de copropriété impayées : ici, on reste sur la lettre.

Ce que la mise en demeure déclenche vraiment

Tant que tu relances par téléphone ou par mail, tu réclames une provision échue. Une seule. Celle du trimestre en cours.

La mise en demeure change l'objet de la créance. Le compteur de 30 jours de l'article 19-2 part, et s'il s'achève sans paiement, les provisions restantes de l'exercice budgétaire votées en assemblée générale ne sont plus des échéances futures : elles sont dues. C'est ce qu'on appelle la déchéance du terme. Pour toi qui tiens le tableur, la différence est concrète : tu passes d'une créance qu'il faut réclamer 4 fois par an à une créance unique, chiffrée, sur laquelle tu peux engager la suite.

2 précisions que je te demande de garder en tête avant d'écrire quoi que ce soit.

Le mécanisme vise les provisions du budget prévisionnel. Les sommes appelées hors budget prévisionnel, notamment au titre de travaux, obéissent à leurs propres règles d'appel votées en assemblée. Ne mélange pas tout dans une seule ligne : sépare, dans ta lettre, ce qui relève des appels de fonds trimestriels et ce qui relève d'un appel de travaux.

Le compteur ne part pas le jour où tu postes. Il part de la réception, et c'est pour ça que la façon d'envoyer compte autant que le contenu.

À qui tu l'adresses, et comment tu l'envoies

L'erreur que je vois le plus souvent chez un syndic bénévole n'est pas dans le texte de la lettre. Elle est dans le destinataire.

Le débiteur des charges, c'est le copropriétaire, pas l'occupant. Si le lot est loué, le locataire n'est pas ton interlocuteur : le bailleur reste le copropriétaire, et c'est lui que tu mets en demeure. Si le lot appartient à une SCI, tu écris à la SCI, à son siège, pas au gérant à son adresse personnelle. Si le lot est en indivision ou détenu par un couple, écris à chacun des copropriétaires identifiés sur ton état, chacun recevant son exemplaire.

L'adresse à retenir est celle que le copropriétaire t'a notifiée. Le décret du 17 mars 1967 organise cette notification du domicile élu : si personne ne t'a rien notifié d'autre, tu écris au lot dans l'immeuble. Ne bricole pas une adresse trouvée ailleurs.

Sur la forme, les articles 64 et 64-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 encadrent les notifications et mises en demeure : lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou voie électronique lorsque le copropriétaire a donné son accord exprès dans les formes prévues par ce texte. Et le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. Retiens ce mot : première présentation. Pas retrait au guichet. Un copropriétaire qui ne va jamais chercher son recommandé ne fige pas ton calendrier.

2 réflexes pratiques :

• Scanne l'avis de passage et la preuve de dépôt le jour même, et range-les dans le dossier du lot avec la date écrite dessus.
• Note la date de première présentation dans ton tableur, et la date à 30 jours dans ton agenda. C'est cette seconde date que tu regarderas pour décider de la suite.

Le contenu ligne par ligne

Une mise en demeure est un document court qui dit 4 choses : qui réclame, à qui, combien, et ce qui se passe si rien ne bouge. Tout le reste est du remplissage qui t'expose.

L'émetteur. Le créancier des charges est le syndicat des copropriétaires. Toi, tu le représentes en qualité de syndic. Écris l'en-tête au nom du syndicat, avec l'adresse de l'immeuble, et signe en cette qualité. Mentionne l'assemblée générale qui t'a désigné, avec sa date : en syndic bénévole, c'est la ligne qui évite la discussion sur ta légitimité à écrire.

Le décompte. C'est le cœur, et c'est là qu'on perd les dossiers. Ne mets pas un montant global. Mets un tableau, appel par appel : la date de l'assemblée générale ayant voté le budget prévisionnel de l'exercice concerné, la date d'exigibilité de chaque provision, le montant appelé, le montant réglé, le solde. Additionne en bas. Un décompte qu'un tiers peut refaire seul est un décompte qui ne se discute pas.

Le rappel du fondement. Une phrase suffit : les charges sont dues en application du budget prévisionnel voté en assemblée générale du [date], et à défaut de règlement dans les 30 jours de la présente, les provisions non encore échues de l'exercice deviendront exigibles en application de l'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Les frais. Indique que les frais nécessaires au recouvrement exposés à compter de la présente mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné, en application de l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Cette ligne a une conséquence comptable directe que je détaille plus bas.

La date et le mode de paiement. Donne le RIB du syndicat et la référence à porter sur le virement. Un débiteur qui veut payer et ne sait pas où ne paie pas.

Le modèle à recopier

Recopie et remplace tout ce qui est entre crochets. Je ne te donne volontairement aucune formule fleurie : une mise en demeure qui s'excuse d'exister fait mal son travail.

Syndicat des copropriétaires de l'immeuble situé [adresse complète] Représenté par son syndic, [Nom Prénom], désigné par l'assemblée générale du [date]

[Nom du copropriétaire ou dénomination de la société] [Adresse notifiée]

Lettre recommandée avec demande d'avis de réception À [ville], le [date]

Objet : mise en demeure de payer les charges de copropriété - lot(s) n° [numéros]

Madame, Monsieur,

En ma qualité de syndic du syndicat des copropriétaires de l'immeuble situé [adresse], je constate qu'à ce jour les provisions sur charges suivantes, appelées au titre du budget prévisionnel de l'exercice [année] voté par l'assemblée générale du [date], demeurent impayées :

Appel	Date d'exigibilité	Montant appelé	Réglé	Solde
[1er trimestre]	[date]	[montant] €	[montant] €	[montant] €
[2e trimestre]	[date]	[montant] €	[montant] €	[montant] €
Total dû				[montant] €

[Le cas échéant : s'y ajoute l'appel de fonds travaux voté par l'assemblée générale du [date], exigible le [date], d'un montant de [montant] €, également impayé.]

Je te mets en demeure de régler la somme de [montant total] € dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la présente.

Je te rappelle qu'en application de l'article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, à défaut de versement d'une provision à sa date et après mise en demeure restée infructueuse pendant 30 jours, les autres provisions non encore échues de l'exercice deviennent immédiatement exigibles.

Je te rappelle également qu'en application de l'article 10-1 de la même loi, les frais nécessaires exposés par le syndicat pour le recouvrement de cette créance à compter de la présente mise en demeure sont imputables à ton seul compte.

Le règlement peut être effectué par virement sur le compte du syndicat : [IBAN], en portant la référence [référence lot].

Si tu estimes que ce décompte comporte une erreur, je t'invite à me le faire savoir par écrit sans délai, avec les justificatifs correspondants.

[Signature] [Nom Prénom], syndic du syndicat des copropriétaires

Une remarque sur le tutoiement : je te parle ainsi parce que nous travaillons ensemble, mais dans ta lettre, emploie le vouvoiement. Écris « je vous mets en demeure », « votre seul compte », « vous estimez ». Le registre d'une mise en demeure à un voisin reste formel, surtout dans un petit immeuble où tout le monde se croise dans l'escalier.

Les frais : la ligne comptable à ne pas rater

L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 dit que les frais nécessaires exposés par le syndicat pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire, à compter de la mise en demeure, sont imputables au seul copropriétaire concerné. 3 mots comptent dans cette phrase.

Nécessaires. Le coût du recommandé en fait partie. Une relance téléphonique, non : elle n'a rien coûté.

Justifiée. Si le décompte est faux, l'imputation tombe avec lui. D'où le soin sur le tableau.

À compter de la mise en demeure. Ce qui a été engagé avant reste dans les charges communes. C'est exactement pour ça qu'on date tout.

En pratique, dans ton tableur ou ton logiciel de compta, ouvre une ligne au compte du copropriétaire débiteur pour le montant du recommandé, avec le libellé et la date. Ne l'intègre pas au budget prévisionnel à répartir : tu ferais payer aux autres lots ce que la loi met à la charge d'un seul. C'est le genre de détail que le copropriétaire pointilleux du deuxième étage ira vérifier à l'approbation des comptes, et il aura raison de le faire.

Après les 30 jours : ce que tu regardes

Le 31e jour, ouvre le dossier et vérifie 3 choses dans l'ordre.

La preuve de réception. Tu as l'avis de réception ou la mention de première présentation ? Si le pli est revenu sans avoir été présenté, ton point de départ n'est pas acquis, et c'est un sujet différent à traiter avant d'aller plus loin.

Le solde réel. Un paiement partiel a-t-il été reçu entre-temps ? Refais le décompte à la date du jour. Un décompte périmé est un décompte qui se conteste.

Le montant devenu exigible. Si les 30 jours sont écoulés sans paiement, additionne les provisions restantes de l'exercice voté. C'est ce chiffre, et pas celui de la mise en demeure, qui devient ta créance.

À ce stade, tu es sorti de la relance et tu entres dans le recouvrement proprement dit : le conseil syndical doit être informé, et la question de saisir un professionnel se pose. Le guide du domaine sur les charges de copropriété impayées décrit cette chaîne. Ce que je veux que tu retiennes de celui-ci : rien de ce qui suit ne fonctionne si la lettre de départ est vague sur le montant, incertaine sur le destinataire, ou impossible à dater.

Les 4 erreurs qui coûtent un trimestre

Écrire au locataire. Le débiteur des charges est le copropriétaire. Une lettre partie au locataire ne fait courir aucun délai contre le bailleur.

Un montant global sans détail. « Vous devez 1 840 € » n'est pas un décompte. Détaille appel par appel, avec les dates.

Envoyer en lettre simple. Sans preuve de première présentation, tu ne peux pas dater le point de départ des 30 jours de l'article 19-2. Le recommandé n'est pas une précaution de confort.

Signer en son nom personnel. Tu écris en qualité de syndic, au nom du syndicat. C'est le syndicat qui est créancier, pas toi.

Un dernier mot sur le rythme. La mise en demeure marche parce qu'elle arrive tôt et qu'elle est suivie. Une lettre envoyée au bout de 4 trimestres d'impayés, puis oubliée 3 mois dans un dossier, produit moins d'effet qu'une lettre partie au deuxième trimestre avec la date à 30 jours notée dans un agenda. Ce qui fait tomber une dette, ce n'est pas la sévérité du ton : c'est la régularité du calendrier.